Sag om lydoptagelser endte godt

Sag

En omend noget langtrukken sag om lydoptagelser i Ringsted kommune endte godt for borgerne.

Sagen opstod ud af, at borgere af administrationen var nægtet at lydoptage møder med kommunen. Borgerne blev stillet overfor, at hvis man erfarede, at borgere foretog lydoptagelser, så ville mødet blive afbrudt.

Resultatet blev, at det nu er tilladt at lydoptage alle møder til eget brug. Det har stor betydning for mennesker med fx kognitive funktionsnedsættelser, hvilket også fik Danske Handicaporganisationer i Ringsted til også at reagere.

Generelt bliver mange borgere usikre i mødet med kommunen og det er derfor vigtigt at kunne vende tilbage og høre, hvad det var, der reelt blev sagt.

Sagen blev omtalt allerede i efteråret 2018. Den tog dog for alvor fart, da Enhedslistens byrådsmedlem Henrik Kjær stillede nogle spørgsmål til administrationen. Det var med baggrund i nogle afslag på lydoptagelser fra den kommunale myndoghedsenhed, som Henrik Kjær havde fået kendskab til.

Han citerer bl.a. fra et afslag fra kommunen til en stærkt handicappet borger, der ikke selv kan tage notater under et møde. Heri hedder det, at ”…det er principielt besluttet at Myndigheden som udgangspunkt ikke finder det aktuelt, at samtaler lyd- eller videooptages…”.

Henrik Kjær får et svar fra direktionen, der afføder nye spørgsmål og svar.

Alt dette får Ringsted kommunes nyansatte borgerrådgiver til 21. decembet 2018 på eget initiativ at iværksætte en såkaldt generel undersøgelse.

Borgerrådgiveren begrunder undersøgelsen med, at “…jeg på baggrund af svarene på Byrådsportalen kom i tvivl om, hvorvidt myndighedsenhedens faste praksis for at afslå borgeres anmodninger om at optage møder er i overensstemmelse med bl.a. principperne for god forvaltningsskik og kommunens politikker på området…”

31. juli 2019 forelægger borgerrådgiverens 14 siders rapport til byrådet kunne konkludere, at “…Det er min samlede vurdering at myndighedsenhedens praksis, som den generelt er beskrevet formentlig ikke er i direkte strid med principperne for god forvaltningsskik men at beskrivelsen af, hvornår en borger kan opnå tilladelse til at optage et møde efter en konkret vurdering indikerer, at det kun vil ske i så særlige tilfælde, at der reelt er tale om et generelt forbud imod lydoptagelse. Hvis dette er tilfældet, vil det være i strid med principperne for god forvaltningsskik.

Jeg finder det uheldigt og uhensigtsmæssigt ud fra princippet om ligebehandling, at kommunens praksis ikke er ensartet. Ringsted Kommune udgør en enhed, og borgerne bør kunne forvente den samme behandling i alle dele af kommunen.

De afledte effekter af myndighedsenhedens praksis indebærer efter min opfattelse en for stor risiko for, at borgeren lider et retstab.

Herudover er der risiko for, at borgeren lider et tillidstab til myndigheden, som kan påvirke myndighedsenhedens – og kommunen i sin helhed – muligheder for en effektiv opgavevaretagelse.

Myndighedsenhedens praksis sender et uhensigtsmæssigt signal til borgeren om, at der er uoverensstemmelse mellem kommunens værdier og den måde, vi møder borgeren på.

Jeg vil derfor følge myndighedsenhedens praksis i det næste år for at få en nærmere fornemmelse af, hvordan den reelt fungerer. Jeg beder derfor myndighedsenheden om, at enheden i et år fra dags dato løbende fremsender følgende oplysninger til borgerrådgiveren:

– Orientering om alle anmodninger om at optage et møde med angivelse af borgerens begrundelse herfor, samt en beskrivelse af myndighedsenhedens behandling af disse anmodninger, herunder særligt begrundelser og vurderinger for afslag eller tilladelser.

– Kopi af eventuelle skriftlige afslag, såfremt dette udarbejdes.

Det er svært at vurdere omfanget af myndighedsenhedens praksis, idet at svaret fra myndighedsenheden angiver tre kendte tilfælde, hvor borgeren fik afslag på sin anmodning om at optage et møde. I mit virke som borgerrådgiver er jeg inden for det sidste år blevet informeret om 2 borgere, der har fået afslag på at optage et møde med myndighedsenheden. Jeg kan ikke vurdere, om der er sammenfald i sagerne…”

Der er tale om en klar udtalelse fra borgerrådgiveren, der da også får kommunens koncernledelse til i foråret 2020 at anbefale borgernes ret til at lydoptage møder.

Det tager dog stadig urimeligt lang tid inden sagen endelig kan vedtages i byrådet.

Det sker først 7. september 2020. Den urimeligt lange sagsbehandlingtid fik Enhedslistens byrådsmedlem Jan Jakobsen til på byrådsmødet til bl.a. at sige:

“…Og så har sagen har været meget, meget, meget længe undervejs. Det burde kunne gøres meget, meget bedre af vores ellers kompetente administration. Det er jo svært at sætte fingre på eventuelle stopklodser, men det burde være meldt ud for lang tid siden, at borgere gerne må optage egne møder med administrationen.”